L’archiviazione di documenti è un processo importante soprattutto per aziende, uffici, enti pubblici che quel materiale dovranno riutilizzare o mantenere come memoria storica. Oggi sia che si tratti di documentazione cartacea o digitale occorre comunque sempre la massima competenza e serietà. I primi consigli, apparentemente banali, da seguire sono: avere tutto il materiale a disposizione e catalogare tutto secondo la stessa logica.
Si può procedere con personale interno, magari accuratamente formato, oppure con ditte specializzate, qualificate e affidabili. Spesso perdere o non riuscire a ritrovare un documento può significare mandare in tilt un’attività o non riuscire a proseguire con un progetto o una pianificazione.
Se l’intenzione è quella di affidarsi a società specializzate nell’archiviazione è di fondamentale importanza scegliere quella più seria e tecnologicamente avanzata, a livello di personale e di strumentazioni. Creare, per esempio, un archivio digitale prevede uno studio e un progetto iniziali che prevedano l’organizzazione in fascicoli, suddivisi per cronologia o argomento, la conoscenza dei formati, dei procedimenti della conservazione. Occorre, insomma, in maniera particolare, una cultura digitale ed una competenza del settore che permette di costruire un archivio ben delineato e facilmente consultabile e che permetta di conservare il materiale senza perdita di memoria e di processi informatici.
Quando si tratta di un archivio ben nutrito, di un ufficio o di un ente, il consiglio degli esperti è quello di evitare il fai da te, sia che si tratti di un lavoro cartaceo sia che si scelga quello digitale. L’errore umano è spesso possibile e rischia di creare seri problemi all’intero patrimonio di nozioni ed informazioni impedendo anche la ricerca storica determinante per rintracciare il materiale cercato.
Che si tratti di documenti storici o di documenti amministrativi la memoria per qualsiasi ufficio, ente, azienda rappresenta il passato ed il presente elementi indispensabili per costruire nel migliore dei modi possibili il futuro.
